人工知能は、コンサルティング会社や代理店において特定の分野で活用され始めています。専門家の判断に代わるというよりも、ファイルの整理、情報の検索、財務、労務、会計の締め切り前にどの顧客に注意を払う必要があるかを把握するなど、これまでの時間のかかる作業を軽減することが重要です。
多くの会社を管理している企業では、問題が単一のタスクであることはほとんどありません。問題は、契約、給与計算、登録、税金、書類、事件、問い合わせが同じ日付に重なる場合に現れます。そこに AI コンサルティング ソフトウェアが価値を加えることができます。情報を保存するだけでなく、チームが注意を必要とするものとより早く解決できるものを認識できるようにすることによっても可能です。
DocuDocuはそんな想いから始まります。このプラットフォームは、企業とそのコンサルティング会社を結び付け、両者が同じ情報に基づいて作業できるようにすることを目指しています。企業が文書をアップロードすると、リアルタイムでアドバイスが得られるため、オフィスはすべてが一度に届くのを待たずに、文書を参照して不足しているものを検出し、行動することができます。
オフィスと会社をつなぐコンサルティングソフト
企業とコンサルタント会社との間の多くの関係では、情報は依然として郵便、宅配便、共有フォルダー、または特定の荷物によってやり取りされます。これには、専門的な作業を開始する前に、ドキュメントを要求し、バージョンを確認し、何が起こったかを再構築する必要があります。
DocuDocuの提案は、両者の共通点として機能することです。企業はその活動に関する情報と文書をアップロードし、コンサルタントは職場環境からそれらにリアルタイムでアクセスできます。したがって、発送はクライアントの直前の発送のみに依存するのではなく、情報が入手可能になった瞬間から情報に基づいて実行できます。
ピーク時のワークロードを予測する
コンサルティング会社でよくある問題の 1 つは、四半期の終わりまたは関連する期限が近づくと文書の重要な部分が到着することです。請求書、領収書、契約書、またはインシデントが蓄積され、チームは数日間に多くのチェックを集中する必要があります。
企業がドキュメントをアップロードすると、コンサルタントはそれをリアルタイムで確認し、何が完了し、何が不足しているかを確認できます。これにより、早期の修正が可能になり、すべての作業が期末だけに集中することを防ぎます。
「コンサルティング会社では、多くの場合、問題は仕事の量ではなく、同時に到着するタスクが多すぎることです。リアルタイムで可視化することで、負荷を予測し、より適切に分散することができます。」
反復的なタスクには AI が登場
オフィスの時間の多くは依然として、文書のダウンロード、文書の識別、分類、文書がどのクライアントに属しているかの確認、ある場所から別の場所へのデータの移動など、それ自体では専門的価値がほとんどないアクションに費やされています。
AutoDocu を使用すると、DocuDocu はファイルの解釈と整理に役立ちます。請求書や給与明細をシステムに入力し、分類して会社、従業員、または対応する期間に関連付けることができます。関連データを専門家が確認できるようになります。
AI が税務、会計、雇用の決定を行うという考えではありません。その機能は、決定の前に発生する機械的な作業を軽減することです。
「人工知能は、機械的な手順を排除するときに意味を持ちます。税金、労働、または会計の基準は引き続きアドバイザーのものです。テクノロジーは、必要な情報をより早く入手できるようにする必要があります。」
どのクライアントに注意が必要かを知るための信号機
DocuDocu のオフィス向け提案のもう 1 つは、ポートフォリオ信号機です。従業員、契約、給与計算、社会保障、経費、銀行、税金などの分野のステータスを企業ごとに参照できます。
有用性は、インシデントが存在する場所、情報が欠落している場所、または保留中のタスクがある場所を最初に検出することです。その後、マネージャーは注意が必要なクライアントの詳細を入力できます。
このポートフォリオ ビジョンに加えて、このシステムでは、さまざまな企業の保留中のアイテムを同じ作業リストに収集することができます。ビジネスを立ち上げて全体を見直し、次に進むのではなく、チームは解決が必要なものに集中できます。
メッセージがタスクになるとき
電子メール、電話、WhatsApp メッセージもオフィスの仕事の一部です。クエリでは、ドキュメントのレビュー、追加情報の要求、またはチーム内の別の人へのアクションの割り当てが必要な場合があります。
DocuDocu は、これらのコミュニケーションを責任者とステータス (受信、割り当て、管理中、解決済みなど) に関連付けることができることを示唆しています。 AI は、コミュニケーションを要約し、重要なポイントや次のアクションを強調するのにも役立ちます。
コンサルティング会社や代理店向けの無料のモダリティ
DocuDocu にはオフィス向けの特別なモダリティがあり、コンサルティング会社は、クライアント管理パネルと独自のプレミアム アカウントにアクセスして、DocuDocu プレミアムを無料で使用できます。
無料アクセスはオフィスのアクセスを指し、すべてのクライアントのアカウントが無料であることを意味するものではありません。目的は、コンサルタント会社がツールを内部から知り、それが自社のポートフォリオとの日常的な関係にどのように適合するかを評価できるようにすることです。
アドバイザーの代わりではなく、アドバイザーのためのテクノロジー
人工知能の進歩により、どの専門的なタスクを自動化できるかについての議論が始まりました。しかし、コンサルティングにおいては、解釈、専門的責任、クライアントに関する知識、意思決定が価値の重要な部分を占め続けます。
したがって、テクノロジーの最も有用な役割は、事前の作業を容易にすることであり、情報がより早く到着し、よりよく整理され、何に注意が必要かを明確に知ることができるようになります。
DocuDocu の戦略は、次のようなシンプルなアイデアに要約されています。アドバイザーのためのテクノロジー。アドバイザーの代わりではありません”。
オフィスの場合、効率を高めるには、各クライアントに何が起こっているかを探すのをやめ、何が保留中なのか、どの情報がすでに入手可能なのか、専門的な判断を下す価値があるのはどこなのかを把握して一日を始めることから始まります。
