DocuWare は、「AI による効率化」への取り組みが評価され、受賞しました。その哲学は企業にとって実際の成果にどのように反映されるのでしょうか?
AI は私たちにとって新しいものではありません。当社はすでに 2012 年に、AI と機械学習に基づくインテリジェントな OCR であるインテリジェント インデックス作成の特許を取得しており、それ以来、世界中の 20,000 を超えるクライアントによる文書読み取りの自動化を支援し、最大 75% の成功率を実現しています。したがって、クライアントがドキュメント マネージャーとして DocuWare を選択することを決定した場合、迅速な ROI を実証するのは簡単です。
DocuWare と文書管理および自動化分野の他の競合他社との違いは何ですか?
正確に、そして AI を継続して、3 年前に私たちは新しいテクノロジー、DocuWare IDP を導入することに決めました。これは、文書 (原稿であっても) からデータを自動的に切り取り、分類し、抽出できる OCR です。このツールはインテリジェント インデックス作成を強化し、クライアントに合わせて両方のテクノロジーを自動的に組み合わせて、非常に信頼性の高いデータ品質でドキュメント内のデータの抽出を最大 95% 自動化します。さらに、お客様は、DocuWare の使用がいかにシンプルで直感的であるかを高く評価し続けています。
今日のビジネス文書管理の進化において、AI はどのような役割を果たしているのでしょうか?
まず最初に、AI がどこで私たちを助けてくれるのかを明確にする必要があります。 DocuWare では文書管理を明確に定義しています。 AI は主に 2 つの方法で私たちを支援します。1 つはデータ品質を向上させるための抽出で、もう 1 つは内部エージェントである DocuWare Aura を通じて、文書の要約、比較、その他の同様のタスクの実行を可能にします。もちろん、私たちにとってデータと文書の保護は不可欠であるため、外部ツールに文書を送信することなく、常に DocuWare 内で作業します。
自動化は複雑なものとして認識されることがよくあります。 DocuWare はどのようにしてソリューションをアクセスしやすく使いやすくしているのでしょうか?
重要なことは、クライアントを理解することです。クライアントのプロセスがどのようなものなのか、ボトルネックは何なのか、そして退屈で反復的な文書処理によってどこで効率が低下しているのかを理解することです。この分析が完了したら、DocuWare がどのように役立つかを提案し、クライアントの承認が得られたら、これらのプロセスに日々取り組んでいるいわゆるキーユーザーと一緒にプロジェクトを立ち上げます。目的は、ツールが社内に完全に統合されることです。実際、ユーザー自身が、DocuWare が「単なる仲間」になってしまうと何度も語っています。
文書管理と効率の面で企業が現在直面している主な課題は何ですか?
スペインでは、短期的な主な課題はデジタル請求書に関連するクレア・イ・クレセ法になると思います。請求書の形式や送信に関する変更に加えて、私にとって大きな変更点は、請求書のステータスの変更を報告する必要があることです。受領、承認または拒否、支払い予測、支払いの 4 つの必須項目があり、各ステータス変更の間には 4 営業日しかありません。
そして、これは私たちが受け取る請求書だけでなく、企業や自営業者間の請求書である限り、私たちが発行する請求書にも影響します。ここで、DocuWare のようなドキュメント マネージャーをすでに導入している企業には、ERP での請求書も含め、すべての制御がシステムによって自動的に実行されるため、大きな利点があります。
このマネージャーは、文書のセキュリティを決して損なうことなく、データ品質を向上させ、プロセスを合理化するために人工知能を使用する必要があると主張しています。
DocuWare は、組織が AI と自動化を使用して迅速な意思決定を行うのにどのように役立ちますか?
クライアントと話すとき、私はいつも同じ方法で説明します。請求書、納品書、注文書から最も関連性の高いデータを読み取って抽出できるソフトウェアがある場合、それらを比較し、一致するかどうかを確認し、一致する場合はその情報を会計のために ERP に自動的に送信することもできます。そして、それらが一致しない場合は、担当者がサプライヤーと何が起こったのかを確認するタスクが生成されます。これらすべては数秒で起こります。ラ・マンチャで言うように、ユーザーが本当に重要なことに集中できるように、小麦ともみがらを分離します。
セキュリティと規制遵守は多くの企業にとって重要です。このニーズにどのように対応しますか?
この側面は DocuWare の製品ポリシーの基本です。 2012 年に、DocuWare をクラウドに移行するという決定を下したとき (当時、多くの競合他社から笑われましたが)、私たちは可能な限り最高のパートナーとそれを行う必要があることを非常に明確にしていました。そして、その旅の相棒は Microsoft Azure でなければならないと理解しました。それ以来、DocuWare Cloud はパブリック Azure でホストされています。 Microsoft は、3 重のバックアップに加えて、ドキュメントの 3 重の冗長性 (GDPR に準拠するため、すべて欧州連合内の 3 つの異なるサーバーに異なる国に保存される) を保証します。
このおかげで、当社は世界で最も重要なクラウド セキュリティの 1 つである SOC2 レベルの認証を取得することができました。それぞれ法律が異なる 100 か国以上で事業を展開する場合、セキュリティと規制遵守を保証できるインフラストラクチャが必要です。
会社の革新と成長の観点から、今後の主な課題は何ですか?
ここでは、テクノロジー企業の優秀な従業員として、少し謎を保つことができます。しかし、今後数年間、DocuWare は独自製品の開発を継続したいと考えていると言えます。私たちは年に 2 つのバージョンをリリースし、それぞれに大幅な改良を加えています。今後もAIを新たな空間に取り入れ、ユーザーエクスペリエンスを向上させていきます。たとえば、間もなく文書の匿名化機能が追加され、手書きの読み取り機能が引き続き改善される予定です。また、さまざまなニーズを持つ大規模組織向けに、より強力な新しい製品の開発も行っています。
2030 年に向けて、当社は売上高を 2 倍にして 3 億ユーロに達するという目標を設定しました。
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